Für Theaterproduktionen

Der Probenplan, den sonst niemand rechnen will

Alle Mitspielenden tragen am Handy ein, wann sie können. Die Regie drückt auf «Rechnen» und bekommt einen Probenplan, der jede Muss-Besetzung einhält. Ändert sich etwas, ist der Plan in Sekunden neu gerechnet.

Ohne Passwort für Mitspielende Nichts zu installieren Betrieb bei WebAppTools
Die Idee

Wer kann wann? Die Frage, die jede Regie kennt.

Die Termine stehen, die Szenen sind besetzt – und dann sitzt die Regie einen halben Abend über Tabellen. Jede Woche sagt jemand ab, und jede Änderung heisst: von vorne. Der Probenplaner hält Verfügbarkeiten und Besetzungen an einem Ort zusammen und rechnet daraus einen Plan, der aufgeht.

20Mitspielende
30Szenen
40Probetermine
Wie es bisher läuft

Eine Doodle-Umfrage, eine Excel-Tabelle, ein Gruppenchat. Die Regie überträgt von Hand, übersieht eine Absage, und am Probeabend fehlt ausgerechnet die Person, ohne die die Szene nicht geht.

Mit dem Probenplaner

Alle tragen ihre Abende selber ein, am Handy, ohne Passwort. Die Regie drückt auf Rechnen und bekommt einen Vorschlag, der jede Muss-Besetzung einhält. Ändert sich etwas, rechnet sie neu – in Sekunden.

So funktioniert es

Drei Schritte zum fertigen Probenplan

Erfassen

Probetermine und Szenen eintragen – je Szene, wer muss, wer notwendig und wer optional dabei ist.

Regie

Abfragen

Alle melden sich mit ihrer Mailadresse an – ohne Passwort – und tippen am Handy an, wann sie können.

Mitspielende

Rechnen

Ein Klick, und der Plan steht. Verschieben, vergleichen, freigeben und persönliche Aufgebote verschicken.

Regie
Wie der Plan entsteht

Drei Stufen der Besetzung – und Sie behalten das letzte Wort

Nicht jede Person ist für jede Szene gleich wichtig. Darum kennt der Probenplaner drei Stufen.

Muss

Ohne diese Person geht die Szene nicht. Fehlt sie, wird die Szene an diesem Abend nicht angesetzt.

Notwendig

Davon muss ein einstellbarer Prozentsatz da sein – zum Beispiel beim Chor oder bei einer Gruppenszene.

Optional

Schön, wenn sie dabei sind – aber nicht nötig, damit die Szene geprobt werden kann.

Zwei StrategienChronologisch der Reihe nach durchs Stück – oder «kritisch zuerst»: die Szenen mit den wenigsten Möglichkeiten zuerst, damit mehr Platz hat, wenn es eng wird.
Grenzen setzenHöchstens so und so viele Szenen pro Probe, mehrere Durchgänge, einzelne Szenen vorübergehend abschalten.
Selber eingreifenJede Szene lässt sich verschieben – über eine Liste oder auf dem Plantisch mit der Maus. Der Vorschlag ist ein Vorschlag, kein Gesetz.
VergleichenMehrere Läufe je Produktion nebeneinander, mit Kennzahlen. Erst wenn einer überzeugt, wird er freigegeben – vorher sieht ihn niemand.
Wer «kann nicht» sagt, wird nicht aufgeboten. Läuft eine Szene trotzdem, weil genug andere da sind, erfährt die Person das ausdrücklich – sie ist entschuldigt und darf spontan doch kommen. In Mail, PDF, Kalender und Probenplan steht überall dasselbe.
Einblicke

So sieht es aus

Der Plantisch: jeder Probetermin als Kreis mit den Szenen des Abends, grün und rot eingefärbt

Der Plantisch

Jeder Termin ein Kreis, darin die Szenen des Abends. Beim Anfassen einer Szene färbt sich der Tisch.

probbar jemand fehlt
  • Szenen mit der Maus umlegen
  • Mit Begründung am Kreis, wer fehlt
  • Kennzahlen oben: Termine, Szenen, Konflikte

Am Handy – antippen genügt

Die Mitspielenden brauchen nichts zu installieren, nur einen Browser. Gespeichert wird sofort, ein Balken zeigt, wie weit man ist.

  • Anmelden mit einem Code per Mail
  • «Kann» oder «Kann nicht» – mehr braucht es nicht
  • Auf Wunsch Bestätigung mit der eigenen Liste als PDF
Verfügbarkeit am Handy: je Termin die Knöpfe Kann und Kann nicht

Tipp: Bild anklicken, um es gross zu sehen.

Was alles dazugehört

Vom ersten Termin bis zum Aufgebot

Alles, was eine Vereinsproduktion rund um die Proben braucht – an einem Ort.

Anmelden ohne Passwort

Mitspielende bekommen einen sechsstelligen Code per Mail. Regie und Admin haben zusätzlich ein Passwort.

Rollen und Rechte

Admin, Regie und Mitspielende sehen je das, was sie angeht. Wer nicht planen darf, sieht fremde Verfügbarkeiten gar nicht erst.

Meine Proben

Jede Person sieht ihr eigenes Aufgebot: Datum, Zeit, Szenen und wer sonst dabei ist – und druckt es als PDF.

PDF und Kalender

Der persönliche Plan als PDF, die Termine als Kalendereintrag – ein Doppelklick trägt sie in Kalender, Outlook oder Google Calendar ein.

Mail an alle oder einzelne

Eigene Vorlagen mit Platzhaltern, Vorschau vor dem Versand und eine Fusszeile mit den Ansprechpersonen.

Rücklauf im Blick

Wer hat geantwortet, wer nicht? Auf Wunsch eine Mail ab einem selbst gesetzten Prozentwert.

Termineingabe sperren

Vor dem Rechnen schliesst die Regie die Eingabe – die Mitspielenden sehen den Grund. Danach lässt sie sich wieder öffnen.

Aufführungen und Probewochen

Verbindliche Termine, bei allen sichtbar und als Kalendereintrag verschickbar – eine Probewoche als fünf Abende, ein Fest als ganzer Tag.

Mehrere Produktionen

Jedes Stück für sich, mit eigenen Terminen, Szenen und Plänen. Das letzte Stück bleibt nachschlagbar.

Im eigenen Erscheinungsbild

Eigenes Logo in Kopfzeile und Anmeldeseite, dazu sechs Farbkonzepte samt einem dunklen – oder ganz eigene Farben.

Sicherung jederzeit

Der ganze Stand jederzeit als Datei – zum Aufbewahren oder Zurückspielen.

Hilfe eingebaut

Ein bebilderter Hilfe-Reiter, eine Anleitung, ein Merkblatt fürs erste Anmelden und ein Änderungsprotokoll.

Für wen

Überall dort, wo nebenberuflich geprobt wird

Und jeder Abend zählt. Gerechnet ist der Planer auf die Grössenordnung einer Vereinsproduktion.

LaientheaterMusicalvereineOpernvereineSchultheaterJugendtheater
Gut zu wissen

Schlank gebaut, persönlich betreut

Keine Installation notwendig – weder für die Regie noch für die Mitspielenden.
Eine Webseite, die einfach läuft.

Im BrowserAuf Handy, Tablet und Computer – ohne App aus dem Store.
Drei RollenAdmin, Regie und Mitspielende – jede sieht, was sie braucht.
Ihre DatenBetrieb bei WebAppTools ist sicher und auf Wunsch werden Updates automatisch installiert.
Mit HilfeAnleitung, Merkblatt fürs erste Anmelden und Hilfe sind eingebaut.
Infoblatt

Alles auf ein paar Seiten – als PDF

Zum Weiterleiten an Vorstand und Regie, Ausdrucken oder in Ruhe Lesen: das Infoblatt mit allen Funktionen, dem Ablauf und Beispielen. Lassen Sie es sich zusenden oder laden Sie es gleich herunter.

oder
Direkt herunterladen

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Titelseite des Infoblatts Probenplaner
Vorführung, Testzugang und Preis

Gerne zeige ich Ihnen den Probenplaner

Erzählen Sie mir kurz von Ihrer Produktion – wie viele Mitspielende, Szenen und Probetermine. Sie bekommen eine Vorführung, einen Testzugang mit Beispieldaten und ein Angebot. Preis auf Anfrage.